Excel VBA - Parte I: Introdução ao VBA

desenvolvendo VBA através de um exemplo prático - Parte I

Neste artigo abordo como desenvolver aplicações em VBA no Excel para iniciantes que possuam pouco ou mesmo nenhum conhecimento sobre o assunto.

O Potencial

Muitas das tarefas e rotinas do dia a dia, em grande parte das empresas, são realizadas através de simples planilhas de cálculos, como o Excel. Essas planilhas são utilizadas como banco de dados; calculadoras para engenharia e até como editores de texto. A grande maioria dos usuários, no entanto, ainda não se deu conta da enorme potencialidade disponível através do VBA, ou “Visual Basic for Applications”. Esse artigo irá mostrar através de um exemplo simples, executado passo a passo, como explorar esse potencial e tornar o seu trabalho diferenciado.
O artigo completo está organizado em 5 partes:

Parte I: Introdução ao VBA

Parte II: Gravador de Macros

Parte III: Planejamento do Sistema

Parte IV: Inserindo formulários e seus componentes

Parte V: Inserindo o código do programa.

Eu os convido a passar algumas horas comigo, explorando esse poderoso e desafiante ambiente de trabalho.

A missão

Uma engenheira, estagiária do departamento de planejamento da qualidade na empresa onde trabalho, procurou-me para pedir ajuda no desenvolvimento de uma planilha em Excel que possibilitasse o lançamento do tempo despendido na medição de peças, executada na metrologia. O seu interesse não era somente em obter uma planilha que pudesse apontar o tempo gasto por cada funcionário e emitir relatórios a respeito, mas também, em aprender como desenvolver esse tipo de planilha através de macros, na verdade, através do VBA. Concordei em ajudá-la e também a envolver outras pessoas interessadas nesse mister.
Durante duas semanas, uma hora por dia, desenvolvemos o programa de forma didática. Esse interesse por parte dos jovens despertou em mim, o desejo de escrever sobre o assunto de tal modo a possibilitar que outras pessoas, igualmente interessadas, vejam no que consiste a construção de aplicações deste tipo, desmistificando um pouco a lógica da programação, que embora complexa, está totalmente ao alcance de quem, com alguma formação, se disponha a compreendê-la.

O problema

Vários técnicos necessitam medir peças e comprovar se estão ou não, dentro das especificações. Essas medições, quando executadas em máquinas e instrumentos convencionais (não computadorizados), necessitam ter o apontamento do tempo despendido em relatórios manuais. Ao final de um período, um relatório gerencial é emitido reportando as peças que foram verificadas e o tempo requerido por cada um dos funcionários. O relatório é feito em Excel e possui os seguintes campos:

Nome do técnico
Número da peça verificada
Descrição da peça verificada
Tempo total despendido na verificação

Nosso propósito para essa tarefa é criarmos um pequeno programa que permita ao técnico identificar-se, informar o número e o nome da peça que está verificando, a quantidade e o tempo despendido. Esses dados devem ser apontados da maneira mais automática possível e os registros devem ser preservados para permitirem a geração dos relatórios gerencias sempre que solicitados, seja qual for o período escolhido. Planejamento

Esse desenvolvimento foi feito de forma direta, abordando as facilidades do VBA, mostrando a sua potencialidade e habilitando o interessado a iniciar-se imediatamente neste tipo de desenvolvimento.
Se continua interessado, acesse a segunda parte deste artigo: Gravador de Macros.

Excel VBA - Parte II: Gravador de macros

desenvolvendo VBA através de um exemplo prático

Neste artigo abordo o gravador de macro, ressaltando não só a sua capacidade de memorizar passos repetitivos, mas também de utiliza-lo como uma ferramenta de aprendizagem do VBA.

Gravador de Macros

O propósito do gravador de macros é gerar uma macro que possa, mais tarde, reproduzir uma tarefa repetitiva, como veremos no exemplo deste artigo. No entanto, fornece um meio prático e simples de gerar código complexo que pode ser utilizado nos programas mais extensos desenvolvidos em VBA (Visual Basic for Applications), tornando-se deste modo, uma poderosa ferramenta no aprendizado dessa linguagem.

Antes de iniciar

O Excel, por padrão, apresenta segurança contra execução de macros habilitada, deste modo não teremos acesso às macros. Para resolver este problema, acesse o menu “Ferramentas > Macros > Segurança” e selecione a opção “Média”. Nesta opção, antes de uma macro ser executada é feita uma pergunta ao usuário que pode permitir ou não a sua execução.

Exemplo de aplicação

Ao voltar de uma viagem a trabalho, temos que lançar os recibos no “relatório de despesas” por ordem de data e por tipo de gasto. Para facilitar essa tarefa, à medida que vou pegando os recibos os lanço em uma planilha, sem me preocupar com a ordem que estão, e depois os classifico por data e tipo de despesa. Como viajamos constantemente, resolvemos construir uma macro para fazer essa classificação.

Passos para gravar um macro:

1º passo: planejamento – o que eu quero que a Macro faça
2° passo: prepare o ambiente para a gravação
3º passo: Acionar o gravador de macros e executar as tarefas manualmente
4º passo: Testar a macro

1° Passo: planejamento da macro:A macro deverá acessar a planilha onde os dados foram lançados conforme a figura 1, posicionar o cursor na primeira célula da tabela, no exemplo [A1], selecionar todo o conteúdo contínuo, [A1:D11] no exemplo, classificar primeiro por data e depois por tipo de despesa.

Exclamação

2° Passo: preparação antes de iniciar o gravador de macros: Sempre que abrimos o Excel ele apresenta uma série de planilhas vazias, normalmente três, com os nomes de “Plan1”, “Plan2” e “Plan3”. Vamos renomear essas planilhas para nomes mais significativos:

Altere o nome de “Plan1” para “DadosBrutos”
Lance os dados constantes na figura 1
Altere o nome de “Plan2” para “Despesas”

3º passo: Acionar o gravador de macros e executar as tarefas manualmente.
Exclamação

Ao gravrar uma macro, o gravador não leva em conta o ponto de partida, ou seja, não identifica se a gravação iniciou-se em “Plan1”, “Plan2” ou “Plan3”, deste modo, ao executarmos a macro a partir de uma pasta diferente da utilizada como ponto de partida para gravação, ela não funcionará corretamente. Para evitar isso, sempre iniciamos a gravação em uma pasta qualquer, diferente da pasta onde estão os dados que queremos, forçando a macro a executar acesso à pasta de interesse, memorizando-a:
AcessoGravador

Acesse a pasta “Plan3” e clique em qualquer lugar
Com o Excel em execução, clicar em “Ferramentas>Macros>Gravar nova macro”
Dê o nome de “Ordenar” na caixa de texto que irá se abrir
Na caixa “tecla de atalho”, digite a letra “o”
Na descrição, coloque “Ordenar relação de despesas”
Clique em “Ok”

A partir daqui, todos os comandos que executarmos até pararmos o gravador de macros, serão gravados em um local destinado a essa finalidade, que iremos ver mais adiante. Siga a sequencia de comandos para copiar os dados da planilha "DadosBrutos", coloca-los na planilha "Despesas" e classificá-los por data e tipo de despesa:

1. Selecione a planilha “DadosBrutos”
2. Selecione o intervalo entre as células “A1” e “D11”
3. Clique em “Editar>Copiar”
4. Selecione a planilha “Despesas”
5. Selecione a célula “A1”
6. Clique em “Editar>Colar”
7. Com os dados ainda selecionados, clique em “Dados>Classificar”
8. Se a opção “Meu intervalo de dados tem: Linha de cabeçalho” estiver desmarcada, marque-a.
9. Na primeira opção de “Classificar por”, escolha “Data”
10. Na segunda opção, escolha “Tipo de despesa”
11. Clique em Ok
12. Desative o gravador de macros

Você pode desativar o gravador de macros de dois modos: a partir do menu “Ferramentas>Macros>Parar gravação” ou simplesmente teclando no botão quadrado que aparece na tela quando o gravador de macros está ativado.

Temos agora duas planilhas: uma com os dados brutos iniciais e outra com os dados classificados em “Despesas”.
4º passo: Testar a macro:Para termos certeza de que a macro está funcionando, vamos apagar os dados da planilha “Despesas”, e executarmos a macro:

Selecione a planilha “Despesas”
Apague todo os dados desta planilha
Execute a macro:

Como definimos uma tecla de atalho ao gravarmos a macro, para executá-la podemos segurar a tecla “Control” pressionada e apertar a tecla que escolhemos para atalho, neste exemplo, a letra “o”, ou...
Acessar o menu “Ferramentas>Macros”, escolher a macro “Ordenar” e clicar no botão “Executar”

Se fez tudo de acordo como descrito até aqui, a sua macro deve ter funcionado direitinho e neste momento você deve estar olhando para a planilha “Despesas” observando os dados classificados, como mostrado a seguir:

Examinando o código gerado

Acesse o menu “Ferramentas > Macro > Editor do Visual Basic” na janela que irá abrir, caso você não veja a janela da figura a seguir, clique em “Visualizar> Project Explorer”.

Posicione o ponteiro do mouse sobre a palavra “Módulo1” e execute um clique duplo. Observe o código que surge na janela ao lado, como mostra a figura a seguir:

Temos um conjunto de instruções entre as palavras “Sub Ordenar ()” e “End Sub”. Tudo o que estiver entre essas duas palavras foi gerado pelo gravador de macros conforme nossas instruções.
Observe, no início, algumas linhas em verde. São linhas de comentários colocadas pelo gravador, contendo informações importantes: o nome da macro; o que a macro faz e a tecla de atalho que escolhemos ao gerar a macro. Para inserir uma linha de comentário, basta colocar um apóstrofe (‘) no início da linha, ou mesmo após um comando. Tudo o que vier a partir daí será ignorado pelo programa. Uma linha de comentário serve para documentar e é muito útil principalmente quando existir tempo considerável entre a construção da macro e análise de nossa parte. Serve também para orientar outras pessoas que irão analisar nosso programa. Como regra geral, peque por excesso: documente tudo o que puder.
Após os comentários iniciais vem a primeira linha de código: Sheets(“DadosBrutos”).Select, esta linha de código diz ao Excel para ir à planilha “DadosBrutos”, esteja onde estiver. Foi por esse motivo que iniciamos a gravação da macro a partir de “Plan3”, caso contrário o Excel passaria a selecionar as células “julgando” já estar na planilha “DadosBrutos”, o que poderia não ser verdade. Observe a sintaxe: Sheets(“DadosBrutos”).Select, como é simples. Informa qual a planilha que está referência e em seguida a seleciona, tornando-a ativa.
A segunda linha de código: Range(“A1:D11”).select, seleciona todas as células compreendidas neste intervalo. O raciocínio é o mesmo utilizado na seleção da planilha na sentença anterior.
As duas sentença seguintes:
Application.CutCopyMode = False Garante que não existe nada sendo copiado ou cortado antes da próxima instrução.
Selection.Copy Copia todo o conteúdo do intervalo selecionado na planilha e coloca na área de transferência.
A seguir, a próxima instrução seleciona a planilha onde queremos que os dados sejam colados: Sheets("Despesas").Select
Indicamos qual a célula de referência para iniciar a colagem: Range("A1").Select, colamos os dados (ActiveSheet.Paste ) e informamos ao Excel que o modo de Cópia e Corte foi encerrado (Application.CutCopyMode = False).
Finalmente, uma série de instruções do Excel configuram a forma como os dados são classificados. Podemos observar as chaves definidas em “C2” e “A2”, e a ordem da classificação ascendente:
Selection.Sort Key1 : = Range("C2"), Order1 : = xlAscending, Key2 : = Range("A2"), Order2 : = xlAscending, Header : = xlGuess, OrderCustom : = 1, MatchCase : = False, Orientation : = xlTopToBottom, DataOption1 : = xlSortNormal, DataOption2 : = xlSortNormal
Exclamação

Note que a faixa de dados classificados, ou copiados, é informada no modo absoluto: Range(“A1:D11”).select Isso significa que se entrarmos com dados a partir da linha 11, os mesmos serão ignorados pela macro. Felizmente, através do VBA, essa situação é facilmente resolvida, como veremos em nossos próximos artigos desta série.
Se estiver gostando, acesse a terceira parte deste artigo:
Parte III: Parte III: Planejamento do Sistema.